お客様の個人情報のお取扱いについて

制   定 平成19年3月15日
最終改定日 平成28年12月1日
株式会社日本共同システム

個人情報の保護に関する法律(以下「法」という)およびプライバシーマーク要求事項(JISQ15001:2006)に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項を以下に公表いたします。

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項
当社が取り扱う個人情報の利用目的を下記の通り類型別に公表します。
  個人情報の類型 利 用 目 的
各種企業・団体等と当社との契約に基づき委託を受けた口座振替による集金代行業務、各種事務代行業務、研修業務を行なうために取得した個人情報 委託を受けた業務の遂行のために利用するものとします。
各損害保険会社より保険業務の委託を受けて行う損害保険代理店業務により取得した個人情報 当該業務の遂行に必要な範囲で利用するものとします。当社は複数の保険会社と保険代理店契約を締結しております。取得した個人情報を代理店業務の委託を受けている保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。当社に対して保険業務の委託を行う保険会社の利用目的はそれぞれの会社のホームページに記載してあります。(取扱保険会社一覧
研修受講の申込み、研修の案内・資料の請求をいただいた方の個人情報 研修の企画・運営、研修の案内・関連情報の提供、お問い合わせ等に対する回答、ご請求いただいた資料の送付のために利用するものとします。
4 当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報 ご本人の採用選考の手続きのために利用するものとします。
5 従業員等の個人情報 従業員等の雇用および人事管理の目的で利用します。
6 当社へ来社される方に関する個人情報 当社のセキュリティーの確保のために利用するものとします。
7 当社へお問合せいただいた方に関する個人情報 当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
8 特定個人情報 「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という)」に定められた利用目的のために利用するものとします。


尚、上記1および2の個人情報は、業務の受託に伴い取得した個人情報(直接ご本人から書面にて記載された個人情報を取得する場合以外の方法で取得した個人情報)であり、開示対象個人情報は、上記3から7に記載の個人情報です。

2.開示対象個人情報の取り扱いについて
(1)事業者の名称
株式会社日本共同システム
(2)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、及び連絡先
管理者:個人情報保護管理責任者
連絡先:Tel 03-3369-0804
(3)開示対象個人情報の利用目的
個人情報の類型 利 用 目 的
1 研修受講の申込み、研修の案内・資料の請求をいただいた方の個人情報 研修の企画・運営、研修の案内・関連情報の提供、お問い合わせ等に対する回答、ご請求いただいた資料の送付のために利用するものとします。
2 当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報 ご本人の採用選考の手続きのために利用するものとします。
3 従業員等の個人情報 従業員等の雇用および人事管理の目的で利用します。
4 当社へ来社される方に関する個人情報 当社のセキュリティーの確保のために利用するものとします。
5 当社へお問合せいただいた方に関する個人情報 当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
6 特定個人情報 番号法に定められた利用目的のために利用するものとします。

(4)「開示等の求め」に応じる手続に関する事項
当社は、開示対象個人情報に関するご本人または代理人からの「利用目的の通知、開示、訂正、利用停止・消去、第三者提供停止の求め」(以下「開示等の求め」といいます)について以下の手続等に基づき対応させていただきます。

「開示等の求め」の申請方法

a.「開示等の求め」を行なう場合は、以下の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類(B)を同封してお送り下さい。

B.本人確認のための書類
・運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証などの公的書類のコピー 1部

b.法定代理人による場合は、下記の1~2の書類を添えてお送りください。

1.法定代理人であることを証明できる書類(戸籍謄本、登記事項証明書等)
2.本人および代理人を確認するための運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証などの公的書類のコピー 各1部

c.ご本人が委任した代理人による場合は、下記の1~3の書類を添えてお送りください。

1.本人の印鑑証明書
2.印鑑証明の印鑑を押印した委任状
3.本人および代理人を確認するための運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証などの公的書類のコピー 各1部
本人確認のための書類に本籍地、個人番号の記載がある場合は、すべて黒塗りしてください。

「開示等の求め」の申出先

〒160-0023
東京都新宿区西新宿7-11-18 711ビル
株式会社日本共同システム 苦情・相談窓口

「開示等の求め」の手数料およびお支払方法

開示対象個人情報利用目的通知の請求および開示対象個人情報開示の請求につきましては、手数料として1回の申請ごとに500円を申し受けます。500円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
手数料が不足していた場合および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが所定の期間内にお支払がない場合は、開示のお求めがなかったものとして対応させていただきます。

「開示のお求め」に対する回答方法

申請書に記載された申請者の住所宛に書面をもってご回答申し上げます。

「開示のお求め」に関して取得した個人情報の利用目的

「開示のお求め」に関して取得した個人情報は、開示等のお求めに必要な範囲内でのみ取り扱うものとします。

個人情報を不開示とする理由

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示時を決定した場合は、その旨理由を付してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社に登録されている住所が一致しないときなど本人確認ができない場合
代理人による申請の場合で代理権が確認できない場合
所定の申請書類に不備があった場合
開示のお求めの内容が保有個人データに該当しない場合
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を侵害するおそれがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれのある場合
他の法令に違反することとなる場合


3.個人情報の第三者提供に関する事項(法第23条第1項、第2項、第3項関連)
当社は、ご本人から取得いたしました個人情報を適切に管理し、予めご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
ただし、次の場合は除きます。
法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは又は地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
また、法第23条第4項各号に掲げる場合については、個人情報の提供に当たり予めご本人の同意を。得るべき第三者に該当しないものとします。


4.特定の機微な個人情報の取扱いに関する事項(法第23条第1項、第2項、第3項関連)
当社は、政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます。)、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活ならびに犯罪歴に関する情報(特定の機微な個人情報)を、明示的なご本人の同意がある場合および次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは又は地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等の特定の機微な個人情報を取得、利用又は第三者提供する場合
相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、特定の機微な個人情報を取得、利用又は第三者提供する場合
保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で特定の機微な個人情報を取得、利用又は第三者提供する場合

5.個人情報取扱いの委託
当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

6.認定個人情報保護団体について
認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。
当社が加入する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申出先は以下の通りです。
(1)認定個人情報保護団体の名称
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(2)苦情の解決の申出先
 個人情報保護苦情相談室
 〒106-0032         
 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12階
 TEL:03-5860-7565  0120-700-779

7.お客様との電話通話録音について
電話応対の品質向上と通話内容の確認を目的として、お客様との電話通話を録音させていただく場合がございます。予めご了承ください。

【お問合せ窓口】
個人情報保護に関するお問合せ等につきましては、下記窓口で受付けております。

〒160-0023
東京都新宿区西新宿7-11-18 711ビル
株式会社日本共同システム 苦情・相談窓口
TEL:03‐3369‐0804

受付時間:月曜日~金曜日の9:00~17:00
但し、年末年始および祝日・振替休日・国民の休日を除く